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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Roma Congressi S.r.l. (di seguito anche il Titolare) rilascia all’Interessato – cioè alla persona alla quale i dati personali si riferiscono – le seguenti informazioni ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE n. 2016/679, di seguito anche GDPR). La presente informativa ha lo scopo di descrivere le caratteristiche dei trattamenti svolti in relazione ai dati personali forniti dall’Interessato e le misure adottate al fine di tutelarne i diritti. L’informativa viene periodicamente aggiornata per adattarla alla normativa vigente o alle nuove modalità di trattamento dei dati personali.

Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Roma Congressi S.r.l. – con sede in Corso Trieste n. 165 – 00198 -Roma – P.IVA 01654761004 – C.F. 06955000580.
E-mail del Titolare: info@romacongressi.it

Dati oggetto di trattamento
Il Titolare raccoglie essenzialmente i seguenti dati personali:

  • Dati anagrafici
  • Dati di contatto
  • Dati bancari

Finalità del trattamento
I dati personali verranno trattati per le seguenti Finalità:

  1. Rispondere ad una richiesta dell’Interessato (fase precontrattuale)
  2. Concludere ed eseguire un contratto (fase contrattuale)

Perché il trattamento che svolgiamo è lecito
Il trattamento è lecito poiché è fondato sulle seguenti basi giuridiche:

  • esecuzione di misure precontrattuali
  • esecuzione di un contratto
  • adempimento ad obblighi di legge (es: fatturazione)

Tempo di conservazione dei dati
I dati personali raccolti per la Finalità di cui alla lettera (a) verranno conservati per un tempo non superiore a 6 mesi decorrenti dalla richiesta.
I dati personali raccolti per la Finalità di cui alla lettera (b), verranno conservati sino al raggiungimento della Finalità e comunque per il periodo di tempo necessario previsto dalla legge (es: adempiere agli obblighi fiscali) e a quello richiesto per la eventuale difesa giudiziaria e fino alla definizione del giudizio.

Modalità del trattamento dei dati personali
I dati personali sono trattati per il perseguimento delle Finalità indicate nella presente informativa su supporto elettronico e cartaceo.

Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati per la Finalità prevista alla lettera (a) è facoltativo ed il rifiuto al conferimento degli stessi, comporterà per l’Interessato l’impossibilità di inviare richieste.
Il conferimento dei dati per la Finalità prevista alla lettera (b), è obbligatorio ed il rifiuto al conferimento degli stessi, comporterà per il Titolare l’impossibilità di concludere ed eseguire il contratto.

Categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati
Il trattamento dei dati personali fornitici potrà essere effettuato, nel rispetto del principio della stretta indispensabilità dei trattamenti:

  • dal personale dipendente del Titolare, che agisce e tratta i dati sotto l’autorità e le istruzioni dello stesso, a norma dell’art. 29 del GDPR ovvero del personale dipendente designato dal Titolare, a norma dell’art. 2 quaterdecies del D. Lgs. n. 101/2018.
  • Da persone fisiche o giuridiche la cui facoltà di accedere ai dati personali dell’Interessato sia riconosciuta da disposizioni di legge previste dal diritto dell’Unione Europea o dalla legge italiana, quali, a titolo esemplificativo, autorità competenti e/o organi di vigilanza per l’espletamento degli obblighi di legge, e pubbliche Amministrazioni per i loro fini istituzionali.
  • Da persone fisiche o giuridiche di cui il Titolare si avvale per lo svolgimento delle attività strumentali al raggiungimento delle Finalità (come ad esempio, fornitori di software, partner cloud, datacenter, consulenti IT). I soggetti terzi che accederanno ai dati, lo faranno rispettando la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e le istruzioni impartite dal Titolare e saranno in ogni caso nominati dal Titolare, Responsabili esterni del trattamento.

Un elenco dei responsabili esterni del trattamento è disponibile presso la sede del Titolare.

Diffusione dei dati
I dati personali non verranno diffusi in alcun caso.

Diritti dell’Interessato
L’Interessato può esercitare nei confronti del Titolare i seguenti diritti:

  • Diritto di accesso: ha il diritto di ottenere una copia dei dati personali di cui siamo in possesso e che sono sottoposti a trattamento.
  • Diritto alla rettificazione: ha il diritto di rettificare i dati personali conservati dal Titolare qualora non siano aggiornati o corretti.
  • Diritto di opporsi al trattamento di dati personali per Finalità commerciali: può chiedere che il Titolare cessi di inviare comunicazioni commerciali in qualsiasi momento.
  • Diritto di opporsi a decisioni basate su processi esclusivamente automatizzati: può chiedere di non essere destinatario di decisioni prese in base a processi esclusivamente automatizzati, inclusa l’attività di profilazione.
  • Diritto di revocare un consenso prestato: ha il diritto di revocare il consenso prestato per un determinato trattamento in qualsiasi momento.
  • Diritto di rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali: ha il diritto di rivolgersi all’Autorità̀ Garante per la protezione dei dati personali qualora abbia dubbi sul trattamento di dati personali operato dal Titolare.

L’Interessato può esercitare anche i seguenti diritti al ricorrere di determinate circostanze:

  • Diritto alla cancellazione: può richiedere che il Titolare cancelli i dati personali dell’Interessato qualora siano cessati gli scopi del trattamento e non sussistano interessi legittimi o norme di legge che ne impongano la continuazione.
  • Diritto di opporsi ad un trattamento: può chiedere che il Titolare cessi di svolgere un determinato trattamento sui dati personali dell’Interessato.
  • Diritto di limitare il trattamento: ha il diritto di richiedere che il Titolare limiti le operazioni di trattamento sui dati personal dell’Interessato.
  • Diritto alla portabilità del dato: ha il diritto di ottenere una copia dei dati in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico da un altro Titolare.

Per esercitare ciascuno dei citati diritti, l’Interessato può inviare una e-mail o scrivere al seguente indirizzo specificando la richiesta e fornendo al Titolare le informazioni necessarie alla corretta identificazione del mittente (allegando anche una copia del Suo documento di identità):

  • via e-mail: info@romacongressi.it
  • via posta: Roma Congressi S.r.l. – Corso Trieste n. 165 – 00198 – Roma

Roma Congressi S.r.l. risponderà entro un mese. Se per qualche motivo il Titolare non riuscisse a rispondere, fornirà una spiegazione dettagliata sul motivo per cui non può soddisfare la richiesta.

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